¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento comercial generado, expresado y transmitido al momento de vender bienes o servicios en formato electrónico , los cuales deben cumplir con los requisitos legales establecidos.
Estos comprobantes electrónicos, para efectos tributarios, tienen la misma eficacia jurídica y fuerza probatoria que lo tiene un comprobante físico autorizado.
Para poder anular o modificar los efectos contables de las facturas o tiquetes electrónicos, se incluyen las notas de crédito y débito electrónicas, con la finalidad de que el documento original y el número consecutivo prevalezcan, los cuales no podrán ser reutilizados nuevamente.
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¿Cuándo y cómo se debe entregar la factura electrónica al cliente?
La factura electrónica se debe entregar en el mismo acto de compra-venta o prestación del servicio, por el medio que se haya acordado, ya sea:
• Impresa (Representación gráfica)
• Al correo electrónico
• Puesta a disposición para consulta​
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¿Es obligatoria la Factura Electrónica en Costa Rica?
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Si, mediante la resolución DGT-R-51-2016, emitida por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, todos los contribuyentes que vendan bienes o servicios están obligados a utilizar facturación electronica.
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¿A partir de cuándo debo utilizar el Sistema de Facturación Electrónica en mi empresa o negocio?
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La fecha de inicio de Facturación Electrónica estará determinada según la terminación de la cédula jurídica:
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Las terminadas en 1, 2 y 3 están obligadas al 1 de Septiembre 2018.
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Las terminadas en 4, 5 y 6 están obligados al 1 de Octubre 2018.
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Las terminadas en 0, 7, 8 y 9 están obligados al 1 de Noviembre 2018.
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¿Que debo hacer para emitir facturas electrónicas?
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Para emitir facturas electrónicas usted debe:
1. Estar inscrito como contribuyente ante la DGT (si ya está inscrito se omite este paso).
2. Contar con un mecanismo de seguridad para la firma de los comprobantes electrónicos: Firma Sello Llave digital electrónico criptográfica .
3. Generar una contraseña para obtener el token, que permite enviar los comprobantes electrónicos a la DGT, independientemente del mecanismo de seguridad que se utilice, (ver punto 2). Esta contraseña se adquiere en la Administración Tributaria Virtual (ATV) , opción “Comprobantes Electrónicos”.
4. Contar con sistema para la emisión de comprobantes electrónicos que cumpla con lo establecido por la DGT, mendiante:
• Desarrollo propio
• Desarrollo de un tercero
• Herramienta gratuita
5. Registrarse como emisor – receptor electrónico, receptor electrónico - no emisor o como proveedor de servicio electrónico gratuito, a través de la Administración Tributaria Virtual (ATV).
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¿Cómo sé la actividad económica que tiene un Obligado Tributario?
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Puede realizar la consulta directamente a la DGT del Ministerio de Hacienda, en: https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx
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¿Se puede iniciar con el proceso de Facturación Electrónica antes de la fecha indicada por la Dirección General de Tributación?
Sí se puede iniciar antes de la fecha obligatoria estipulada para cada actividad.
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¿Cómo y dónde se almacenan las facturas electrónicas?
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Las Facturas Electrónicas que sean emitidas con nuestro Sistema serán almacenadas bajo el servicio de Microsoft Azure, el cual cuenta con un conjunto amplio de estándares de cumplimiento de normas internacionales y específicos de la industria, como ISO 27001, HIPAA, FedRAMP, SOC 1 y SOC 2, brindando respaldo y seguridad a los documentos allí almacenados.
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¿Cuál es el procedimiento definido por Hacienda, en caso de tener alguna falla en el sistema de facturación electrónica?
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En caso de que el sistema para la emisión de comprobantes electrónicos no pueda ser utilizado por situaciones fuera del alcance del emisor, o exista suspensión provisional del Internet y no se pueda ingresar al sistema de facturación electrónica se deberá hacer uso de comprobantes pre-impresos emitidos por una imprenta debidamente autorizada por la Dirección General de Tributación o por sistemas computarizados que cumplan con la normativa que regula este tipo de comprobantes, esto según el Articulo 15 de la Resolución DGT-R-48-2016.
Nota importante:
Los comprobantes provisionales no pueden ser utilizados para el respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles, no sustituyen los comprobantes electrónicos, por lo que no pueden ser utilizados como respaldo de la contabilidad.
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